Tôi nên chuẩn bị thế nào cho buổi phỏng vấn Microsoft Teams?

Phần lớn sự cố phỏng vấn trên Teams xảy ra trước câu hỏi đầu tiên: tài khoản khách không đăng nhập được, trình duyệt chặn micrô hoặc camera đặt ngang cằm. Cách khắc phục là diễn tập quy trình tham gia, không phải diễn tập câu trả lời.

• Ứng dụng hay trình duyệt. Ứng dụng Teams dành cho máy tính là lựa chọn đáng tin cậy để dùng âm thanh, video và chia sẻ màn hình. Cách tham gia qua trình duyệt hoạt động trên Chrome và Edge, nhưng lời nhắc cấp quyền micrô cùng trình chặn cửa sổ bật lên có thể gây rắc rối vào phút chót; nếu phải dùng trình duyệt, hãy thử trên chính trình duyệt bạn sẽ dùng hôm đó.
• Quyền truy cập của khách. Lời mời từ công ty khác thường mở Teams ở chế độ khách. Hãy thực hiện trước một lần để xử lý việc đăng nhập, tên hiển thị và mọi email xác minh.
• Thiết bị. Trong phần cài đặt Teams, hãy chọn đúng micrô, loa và camera bạn sẽ dùng. Tai nghe có dây giúp tránh tiếng vọng; đặt laptop lên chồng sách sẽ đưa camera ngang tầm mắt.
• Ánh sáng và phông nền. Hãy hướng mặt về phía cửa sổ hoặc đèn; đừng ngồi quay lưng về phía nguồn sáng. Tính năng làm mờ nền của Teams dùng ổn, còn nền ảo có thể hoạt động thiếu ổn định trên máy cũ.
• Phương án dự phòng yên tĩnh. Hãy chuẩn bị số gọi vào trong lời mời và sạc đầy điện thoại. Nếu âm thanh laptop gặp sự cố, bạn có thể gọi vào bằng điện thoại và tiếp tục bật video trên laptop.

Hãy chạy cuộc gọi thử của Teams từ Cài đặt, Thiết bị vào tối hôm trước và đọc lời mời để kiểm tra mọi liên kết bài đánh giá hoặc tài liệu cần mở sẵn.

Hãy tham gia bằng liên kết trong lịch sớm khoảng mười phút. Cuộc phỏng vấn từ một đối tượng thuê khác thường đưa bạn vào phòng đợi cho đến khi người phỏng vấn cho phép vào; chờ ở đó là bình thường và không có nghĩa là có vấn đề.

• Ô hình của bạn. Người phỏng vấn thấy tên đăng nhập, hình ảnh camera và trạng thái của bạn. Hãy đăng nhập bằng tên trên hồ sơ ứng tuyển, không phải biệt danh cá nhân.
• Trò chuyện và phản ứng. Mọi nội dung bạn đăng trong cuộc trò chuyện của cuộc họp đều hiển thị với tất cả người tham gia và được lưu trong hồ sơ cuộc họp; hãy xem đó là một phần của buổi phỏng vấn.
• Chia sẻ màn hình. Nếu được yêu cầu thuyết trình hoặc viết mã, Teams cho phép bạn chia sẻ một cửa sổ hoặc toàn bộ màn hình. Chỉ chia sẻ cửa sổ chứa tài liệu hoặc trình soạn thảo; toàn bộ màn hình sẽ hiển thị thông báo, thẻ trình duyệt và mọi cửa sổ trợ lý bạn có thể đang chạy.
• Ghi hình và chép lời. Teams thông báo cho mọi người trong cuộc gọi khi bắt đầu ghi hình và chép lời trực tiếp. Nếu biểu ngữ xuất hiện, hãy coi cuộc gọi đang được ghi lại và hành xử phù hợp.
• Hội đồng và phòng thảo luận. Các vòng phỏng vấn dài đôi khi chuyển bạn giữa nhiều phòng. Hãy giữ cửa sổ cuộc họp ở phía trước để nhận ra khi người phỏng vấn tiếp theo tham gia.

Không điều nào trong số này quá lạ, nhưng từng mục đều từng khiến buổi phỏng vấn kết thúc tệ với người chỉ phát hiện ra khi đang tham gia.

Bạn rất dễ dành cả buổi tối cho việc thiết lập mà không dành thời gian luyện nói. Phần này đề cập đến nội dung người phỏng vấn thực sự đánh giá, và cách chuẩn bị rất đơn giản: luyện thành tiếng, trước camera và kèm các câu hỏi tiếp nối.

• Thành tiếng, trước camera. Hãy tự quay cảnh bạn trả lời ba câu hỏi mà mình dự đoán nhiều nhất, ngay trong Teams nếu có thể, rồi xem lại bản ghi một lần. Hướng mắt, nhịp nói và các từ đệm chỉ có thể nhận ra khi nhìn từ bên ngoài.
• Câu chuyện có cấu trúc. Với câu hỏi hành vi, hãy chuẩn bị bối cảnh, hành động của chính bạn và kết quả có thể đo lường; với câu hỏi kỹ thuật, hãy chuẩn bị những điểm đánh đổi bạn sẽ nêu và những lựa chọn bạn sẽ loại bỏ.
• Câu hỏi tiếp nối. Mỗi câu trả lời hay đều gợi ra câu hỏi thứ hai. Hãy luyện câu hỏi thứ hai, không chỉ câu đầu tiên.

Một quản lý sản phẩm đang phỏng vấn cho vị trí tại công ty phần mềm doanh nghiệp luyện ba câu chuyện thuyết phục nhất trong cuộc gọi thử trên Teams, nhận ra rằng cô nhìn vào ghi chú thay vì camera mỗi khi nhắc đến một con số, rồi chuyển các con số sang một mảnh giấy ghi chú bên cạnh ống kính. Kiểu điều chỉnh đó chỉ xuất hiện từ buổi diễn tập giống cuộc gọi thật. Công cụ phỏng vấn mô phỏng tổ chức đúng loại phiên như vậy với một người phỏng vấn AI biết đặt câu hỏi tiếp nối.

Có, trên thiết bị của riêng bạn. Ứng dụng máy tính gốc dành cho macOS và Windows của SubcueAI thu âm thanh hệ thống của máy tính cùng micrô của bạn, nhờ đó nghe được người phỏng vấn trong ứng dụng Teams hoặc trình khách web Teams và hiển thị gợi ý trong lớp phủ nổi chỉ xuất hiện trên màn hình của bạn. Nếu cuộc gọi diễn ra trong thẻ trình duyệt Chrome hoặc Edge, Side Panel của tiện ích trình duyệt cũng làm tương tự bằng cách chỉ thu âm thanh của thẻ cuộc họp; công cụ nghe người phỏng vấn và không bao giờ chép lời bạn. Cả hai giao diện đều không tham gia cuộc họp với tư cách người tham dự hay chèn bất cứ thứ gì vào trang Teams, vì vậy danh sách người tham gia và cuộc trò chuyện vẫn hoàn toàn như cũ.

Các giới hạn chính là những điều trang này đã mô tả. Chia sẻ toàn bộ màn hình sẽ làm lớp phủ hiển thị với mọi người, vì vậy chỉ chia sẻ một cửa sổ; phiên được ghi hình, bài đánh giá có giám sát hoặc cuộc phỏng vấn trên laptop do công ty quản lý đều nằm ngoài mục đích sử dụng của SubcueAI. Aaron Cao, nhà sáng lập SubcueAI, giữ lớp phủ dưới dạng cửa sổ cục bộ thay vì ứng dụng hoặc bot Teams để nó không bao giờ trở thành một phần của chính cuộc họp. Hướng dẫn thiết lập cho cả hai giao diện có trên trang hướng dẫn, còn chủ đề về các loại phỏng vấn trình bày cách tương ứng cho Zoom và Google Meet.