Phỏng vấn nhóm: Các hình thức và cách nổi bật

Hai tên gọi này hay bị dùng lẫn lộn nhưng mô tả hai tình huống trái ngược, điều này quan trọng vì cách chuẩn bị khác nhau. Phần này tách bạch hai loại rồi nói về việc nhà tuyển dụng thực sự làm gì với hình thức này. Phỏng vấn nhóm đưa nhiều ứng viên vào cùng một phòng với một hoặc nhiều người đánh giá. Phỏng vấn hội đồng đưa nhiều người phỏng vấn vào phòng với một mình bạn.

Trong hội đồng, bạn là ứng viên duy nhất và thách thức là trả lời nhiều người có ưu tiên khác nhau. Trong nhóm, các ứng viên khác là một phần của bài đánh giá, và cách bạn cư xử với họ chiếm phần lớn điểm của bạn. Chuẩn bị cho loại này như thể đó là loại kia là sai lầm phổ biến nhất, và thường tạo ra một ứng viên cố gắng thắng cả căn phòng.

Nhà tuyển dụng dùng hình thức nhóm chủ yếu vì số lượng: chương trình quản trị viên tập sự, đợt tuyển dụng bán lẻ và khách sạn, vị trí tiếp xúc khách hàng và trung tâm đánh giá trong tư vấn. Hình thức này hiệu quả với họ và làm lộ điều mà cuộc trò chuyện một đối một che giấu, đó là bạn cư xử thế nào khi không phải trung tâm của sự chú ý. Các hình thức khác được trình bày ở mục các loại phỏng vấn.

• Thảo luận nhóm hoặc tình huống. Nhóm nhận một đề bài hoặc một vấn đề kinh doanh cùng giới hạn thời gian, và người đánh giá quan sát mà không dẫn dắt. Đôi khi vai trò được phân công; thường thì không ai được giao dẫn dắt, và cách nhóm tự tổ chức chính là bài kiểm tra.
• Nhiệm vụ hoặc hoạt động thực hành. Xây dựng một thứ gì đó, sắp xếp một tình huống hoặc lập kế hoạch dưới một ràng buộc. Phổ biến ở chương trình quản trị viên tập sự và trung tâm đánh giá, nơi kết quả thường ít quan trọng hơn quá trình.
• Phỏng vấn ngắn luân phiên. Ứng viên lần lượt qua nhiều cuộc trò chuyện một đối một ngắn trong một buổi. Hình thức này gần với một buổi phỏng vấn thông thường được nén lại, và ưu ái phần giới thiệu bản thân gọn, lặp lại được.
• Vòng thuyết trình. Mỗi ứng viên thuyết trình trước nhóm rồi trả lời câu hỏi. Bạn được đánh giá cả ở bài thuyết trình của mình lẫn ở những câu hỏi bạn đặt cho người khác.

Hãy hỏi nhà tuyển dụng bạn sẽ tham dự hình thức nào trong số này. Đó là câu hỏi hợp lý, hầu hết đều trả lời, và bốn hình thức đòi hỏi cách chuẩn bị thực sự khác nhau. Bước vào một tình huống nhóm mà chỉ chuẩn bị phần giới thiệu bản thân là lãng phí buổi này.

Dù là hình thức nào, một số câu hỏi phỏng vấn nhóm vẫn xuất hiện lặp đi lặp lại, và phần lớn kiểm tra cách bạn cư xử với người khác chứ không phải bạn biết gì:

• "Hãy giới thiệu bản thân với cả nhóm." Giữ trong khoảng một phút: tên, công việc hiện tại và một chi tiết để người ta nhớ. Mọi người khác phải nói sau bạn, nên bản ngắn cũng tạo thiện cảm.
• "Bạn nghĩ gì về buổi thảo luận và sẽ thay đổi điều gì?" Thường được hỏi ở cuối buổi. Hãy ghi nhận một ý cụ thể của ứng viên khác trước khi thêm ý của bạn.
• "Hãy kể về một lần bạn làm việc trong nhóm có bất đồng." Chọn ví dụ mà bạn đã đưa nhóm tiến lên, không phải ví dụ mà bạn chỉ đơn giản được chứng minh là đúng.
• "Nếu được tuyển một người ở đây ngoài bản thân, bạn sẽ chọn ai?" Nêu tên một người và một việc cụ thể bạn thấy họ làm. Từ chối chọn có vẻ né tránh, và chê bai ai đó còn tệ hơn.
• "Bạn mang lại điều gì mà những người khác ở đây có thể không có?" Nêu một điểm mạnh kèm ví dụ ngắn, không so sánh mình với những người ngồi cạnh.

Người đánh giá thường cầm một bảng kiểm và đánh dấu hành vi, không phải ấn tượng. Các mục lặp lại ở nhiều nhà tuyển dụng: đóng góp, hợp tác, lắng nghe, cấu trúc và việc bạn có đưa nhóm tiến gần mục tiêu hay không. Hãy để ý rằng bốn trong năm mục này liên quan đến người khác.

• Kéo mọi người vào cuộc. Hỏi một ứng viên im lặng xem họ nghĩ gì được chấm là lãnh đạo. Đó cũng là nước đi giá trị nhất bạn có.
• Phát triển ý đã được nói. Nhắc tên một người và mở rộng ý của họ thể hiện sự lắng nghe theo cách người đánh giá có thể đánh dấu.
• Canh giờ cho cả nhóm. Nói rằng còn mười phút và đề xuất nên hoàn thành gì là một đóng góp về cấu trúc mà thường không ai khác làm.
• Phản đối mà không lấn át. Chỉ ra sự đánh đổi thay vì bác bỏ ý tưởng là cách được điểm.
• Đừng tranh thời gian nói. Ba đóng góp có nội dung hơn mười lăm lần ngắt lời, lúc nào cũng vậy.

Một ứng viên tại trung tâm đánh giá quản trị viên tập sự đã nói đầu tiên và nhiều nhất trong tình huống nhóm, dẫn dắt phần kết luận và bị loại, trong khi một ứng viên trầm hơn đã tóm tắt quan điểm của nhóm hai lần và kéo hai thành viên im lặng vào cuộc thì được đi tiếp. Cả hai đều hiểu tình huống. Chỉ một người thể hiện đúng hành vi trong phiếu chấm.

Để chuẩn bị thì có, và đó là phần đáng làm. Luyện phần giới thiệu sáu mươi giây, tập cách tóm tắt quan điểm của một nhóm và luyện các câu hỏi của vòng luân phiên đều là cách học bình thường. Chế độ luyện tập của phỏng vấn thử có thể chạy các buổi tập này kèm câu hỏi theo sau.

Trong chính buổi phỏng vấn, câu trả lời thành thật phần lớn là không, và nên nói thẳng lý do thay vì nói vòng vo. Nhiều buổi phỏng vấn nhóm diễn ra trực tiếp, và không phần mềm nào giúp được bạn trong một căn phòng. Các nhiệm vụ ở trung tâm đánh giá thường làm trên giấy hoặc trên thiết bị của nhà tuyển dụng. Khi vòng nhóm diễn ra qua video, nhiều người nói cùng lúc và thường nói chồng lên nhau, và giọng nói chồng chéo đúng là điều kiện khiến phiên âm thời gian thực kém đi. Bài đánh giá cũng xoay quanh hành vi của bạn với các ứng viên khác, điều mà một câu trả lời gợi ý không thể cung cấp.

Các giao diện hỗ trợ trực tiếp của SubcueAI, ứng dụng máy tính gốc cho macOS và Windows cùng bảng bên của tiện ích mở rộng trình duyệt, được xây dựng cho những cuộc trò chuyện mà mỗi lúc chỉ có một người khác nói. Thảo luận nhóm không phải như vậy. Cách dùng thực tế ở đây là luyện tập trước, và các giới hạn chung được nêu ở mục khả năng bị phát hiện.