Phỏng vấn nhóm: các hình thức và cách nổi bật

Hai tên gọi này thường được dùng thay thế cho nhau, dù chúng mô tả hai tình huống trái ngược nhau, và điều này quan trọng vì cách chuẩn bị khác nhau. Phần này sẽ tách hai khái niệm rồi giải thích nhà tuyển dụng thực sự làm gì với hình thức này. Phỏng vấn nhóm đưa nhiều ứng viên vào cùng một phòng với một hoặc nhiều người đánh giá. Phỏng vấn hội đồng đưa nhiều người phỏng vấn vào phòng chỉ với một mình bạn.

Trong phỏng vấn hội đồng, bạn là ứng viên duy nhất và thách thức là phải nói chuyện với nhiều người có ưu tiên khác nhau. Trong nhóm, các ứng viên khác cũng là một phần của việc đánh giá, và cách bạn cư xử với họ chiếm phần lớn điểm số của bạn. Chuẩn bị cho hình thức này như thể nó là hình thức kia là lỗi phổ biến nhất, và thường tạo ra một ứng viên cố gắng chiếm trọn cả căn phòng.

Nhà tuyển dụng dùng hình thức nhóm chủ yếu vì số lượng: các chương trình dành cho sinh viên mới ra trường, đợt tuyển dụng ồ ạt trong bán lẻ và khách sạn, các vai trò tiếp xúc khách hàng, và trung tâm đánh giá tư vấn. Hình thức này hiệu quả với họ và bộc lộ điều mà một cuộc trò chuyện riêng che giấu, đó là cách bạn cư xử khi không phải trung tâm chú ý. Các hình thức khác được trình bày ở trung tâm các loại phỏng vấn.

• Thảo luận hoặc case nhóm. Nhóm nhận một chủ đề hoặc một vấn đề kinh doanh cùng giới hạn thời gian, và người đánh giá quan sát mà không can thiệp. Đôi khi vai trò được phân công; thường thì không ai được giao làm trưởng nhóm, và cách nhóm tự tổ chức chính là bài kiểm tra.
• Bài tập hoặc hoạt động thực hành. Xây dựng thứ gì đó, sắp xếp một tình huống, hoặc lập kế hoạch trong một giới hạn. Phổ biến trong các chương trình dành cho sinh viên mới ra trường và trung tâm đánh giá, nơi kết quả thường ít quan trọng hơn quá trình.
• Phỏng vấn ngắn luân phiên. Ứng viên lần lượt trải qua nhiều cuộc trò chuyện riêng ngắn trong một buổi. Cách này gần giống một cuộc phỏng vấn thông thường được nén lại, và nó thưởng cho phần giới thiệu gọn gàng, lặp lại được.
• Vòng thuyết trình. Mỗi ứng viên thuyết trình trước nhóm, rồi trả lời câu hỏi. Bạn được đánh giá cả về phần thuyết trình của mình lẫn các câu hỏi bạn đặt ra cho người khác.

Hãy hỏi nhà tuyển dụng xem bạn sẽ tham gia hình thức nào trong số này. Đó là một câu hỏi hợp lý, hầu hết sẽ trả lời, và bốn hình thức đòi hỏi sự chuẩn bị thực sự khác nhau. Bước vào một case nhóm với phần giới thiệu bản thân đã chuẩn bị sẵn là lãng phí cả buổi.

Người đánh giá thường có một danh sách kiểm tra và chấm hành vi, không phải ấn tượng. Các tiêu chí lặp lại giữa các nhà tuyển dụng: đóng góp, hợp tác, lắng nghe, cấu trúc, và liệu bạn có giúp nhóm tiến gần mục tiêu hay không. Hãy để ý rằng bốn trong năm tiêu chí đó liên quan đến người khác.

• Kéo mọi người vào cuộc. Hỏi một ứng viên im lặng nghĩ gì được tính là khả năng lãnh đạo. Đây cũng là hành động có giá trị cao nhất mà bạn có thể làm.
• Xây dựng dựa trên điều đã nói. Nhắc tên ai đó và mở rộng ý của họ thể hiện khả năng lắng nghe theo cách mà người đánh giá có thể ghi nhận.
• Theo dõi thời gian giúp cả nhóm. Nói rằng còn mười phút và đề xuất nên hoàn thành gì là một đóng góp về cấu trúc mà hầu như không ai khác làm.
• Bất đồng mà không áp đảo. Nêu rõ sự đánh đổi thay vì gạt bỏ ý tưởng là cách làm được ghi điểm.
• Đừng tranh giành thời gian nói. Ba đóng góp có thực chất luôn hơn mười lăm lần ngắt lời, mọi lúc.

Một ứng viên tại một trung tâm đánh giá dành cho sinh viên mới ra trường đã nói đầu tiên và nhiều nhất trong case nhóm, áp đặt kết luận, và bị loại, trong khi một ứng viên trầm tính hơn, người đã tóm tắt lập trường của nhóm hai lần và kéo hai thành viên im lặng vào cuộc, thì được chọn tiếp. Cả hai đều hiểu case. Chỉ một người thể hiện đúng hành vi trong danh sách.

Để chuẩn bị thì có, và đây là phần đáng làm. Luyện tập phần giới thiệu sáu mươi giây, thực hành cách bạn sẽ tóm tắt lập trường của nhóm, và ôn các câu hỏi của một vòng luân phiên đều là việc học tập bình thường. Chế độ luyện tập phỏng vấn thử có thể chạy các buổi luyện tập này kèm câu hỏi tiếp nối.

Trong chính buổi phỏng vấn, câu trả lời trung thực phần lớn là không, và đáng để nói thẳng lý do thay vì vòng vo. Nhiều phỏng vấn nhóm diễn ra trực tiếp, và không phần mềm nào giúp được bạn trong phòng. Các bài tập trung tâm đánh giá thường được làm trên giấy hoặc trên thiết bị của chính nhà tuyển dụng. Khi một vòng nhóm diễn ra qua video, nhiều người nói cùng lúc và thường chồng lên nhau, và giọng nói chồng lấn chính là điều kiện khiến việc phiên âm trực tiếp bị suy giảm. Việc đánh giá cũng liên quan đến cách bạn cư xử với các ứng viên khác, điều mà một câu trả lời gợi ý không thể cung cấp.

Các bề mặt hỗ trợ trực tiếp của SubcueAI, gồm ứng dụng desktop gốc cho macOS và Windows và bảng bên của tiện ích mở rộng trình duyệt, được xây dựng cho các cuộc trò chuyện nơi chỉ có một người khác nói tại một thời điểm. Một cuộc thảo luận nhóm không phải như vậy. Cách dùng thực tế ở đây là luyện tập trước, và các giới hạn chung được trình bày ở trung tâm khả năng bị phát hiện.