Anong mga tanong sa interview para sa executive assistant ang dapat kong asahan?

Sinusuri ng mga interview para sa executive assistant ang judgment sa ilalim ng mga limitasyon, higit pa sa pagiging pamilyar sa mga tool. Karamihan sa mga tanong ay napapaloob sa apat na grupo.

• Prioritization at calendar judgment. Gusto ng dalawang executive ang parehong oras; nakansela ang isang flight sa gabi bago ang isang board meeting. Gusto malaman ng interviewer ang iyong decision rule, hindi ang iyong scheduling app.
• Kumpidensyalidad at pag-iingat. Nakita mo ang compensation data, isang hindi pa inaanunsyong pag-alis, isang dokumentong naiwan sa printer. Gusto nilang malaman kung nasaan ang iyong linya at kung sino ang sasabihan mo.
• Pakikipag-usap sa ngalan ng iba. Pag-draft gamit ang boses ng isang executive, pagtanggi sa ngalan nila, pag-follow up sa isang senior stakeholder nang hindi lumilikha ng friction.
• Operational range. Biyahe, gastos, board pack, koordinasyon sa vendor, at ang mga sistemang aktwal mong pinatakbo.

Lumalabas talaga ang mga tanong tungkol sa tool, karaniwang tungkol sa mga sistema ng kalendaryo at biyahe, mga expense platform, at document software. Mga screening question ang mga ito at bihirang magpasya sa resulta.

Ang mga scenario question ang karaniwang pinagkakawalan ng puntos ng karamihan ng kandidato, kadalasan dahil naglalarawan sila ng isang tool sa halip na isang desisyon. Nagbibigay ang seksyong ito ng isang balangkas na puwede mong gamitin ulit para sa alinman sa mga ito. Ito ang STAR method na may isang dagdag na bahaging mahalaga partikular para sa role na ito.

Sabihin ang sitwasyon at ang limitasyon, sabihin kung ano ang naging desisyon mo, sabihin kung sino ang sinabihan mo, pagkatapos ay sabihin kung ano ang nagbago pagkatapos. Ang dagdag na iyon ay ang ikatlong hakbang na ito. Hinahatulan ang isang executive assistant batay sa escalation judgment, kaya ang isang sagot na hindi kailanman binabanggit na nagbigay-alam ka sa sinuman ay parang isang taong nagtatrabahong mag-isa sa isang role na sa istruktura ay tungkol sa koordinasyon.

Kunin natin ang isang double-booked na oras. Ang mahinang sagot ay nagpapaliwanag lang kung paano ka maghahanap ng bakanteng slot. Ang matibay na sagot ay nagsasabi kung aling meeting ang may external dependency, aling executive ang tinanong mo, ano ang inilipat mo, at paano mo sinabi sa taong nagbago ang meeting. Ang cluster tungkol sa mga uri ng interview ay inilalapat din ang parehong istruktura sa ibang mga role.

Umaakit ng malaking bilang ng aplikante ang mga support role, kaya lumalaking bahagi ng mga unang round ang one-way: lalabas ang isang tanong, magsisimula ang timer, at mag-re-record ka ng sagot na walang nakikinig. May ilan pang sinusukat ng software bago pa ito tingnan ng isang tao.

May tatlong bagay na nagbabago. Walang magpapahiwatig sa iyo, kaya ang isang sagot na nawawalan ng direksyon ay mananatiling ganoon. Walang magpapakita ng interes, kaya hindi mo malalaman kung dapat kang mag-deep dive pa. At pinaparusahan ng time limit ang mahahabang paunang salita.

Sumagot nang parang isang beses lang maririnig ng tagapakinig ang take na ito. Ulitin ang tanong sa unang pangungusap mo, pagkatapos ibigay ang desisyon, saka isang tiyak na halimbawa na may kalakip na saklaw: ilang executive ang sinuportahan mo, sa ilang time zone, at ang laki ng travel budget na hinawakan mo. Ang tiyak na saklaw ang naaalala ng isang reviewer matapos dumaan sa isang tumpok ng mga recording.

Bumubuti ang mga sagot na ito sa pamamagitan ng pagsasabi nang malakas, hindi sa muling pagbabasa. Ang pagsasabing inilipat mo ang panloob na meeting dahil nasa eroplano na ang external attendee ay ibang kasanayan kaysa sa pagkaalam lang na ganoon ang gagawin mo.

Ang mock interview ng SubcueAI ay nagtatanong, nakikinig sa iyong sinasalitang sagot, at nagbibigay ng feedback, na siyang pinakamalapit na rehearsal na available para sa isang one-way recording. Para sa live na conversational round sa Zoom, Google Meet, o Microsoft Teams, ang desktop app sa macOS at Windows pati na ang Side Panel ng browser extension ay parehong nagpapakita ng mga suhestyon habang nagsasalita ang interviewer. Walang interviewer na pakikinggan ang isang recorded one-way screen, kaya walang magagawa ang live assistant doon, at ang limitasyong iyon ay dapat planuhin nang maaga sa halip na matuklasan sa mismong araw.

Si Aaron Cao, founder ng SubcueAI, ay bumuo ng mock interview flow nang direkta sa paligid ng puwang na iyon: ang mga tanong na kinakatirikan ng mga tao ay kadalasan yaong mga sinasagot lang nila sa isip nila. Ang profile na magdadala sa iyo sa mga round na ito ay hinahawakan ng resume builder.