エグゼクティブアシスタントの面接ではどんな質問が来ますか？

エグゼクティブアシスタントの面接は、ツールへの習熟度よりも、制約の中での判断力をはるかに重視して見られます。ほとんどの質問は4つのグループに分類できます。

• 優先順位付けとスケジュール判断。2人の役員が同じ時間帯を希望している、取締役会の前夜にフライトがキャンセルになった、といった状況です。面接官が知りたいのはあなたが使うスケジュールアプリではなく、あなたの意思決定のルールです。
• 機密性と分別。報酬データ、まだ公表されていない退職、プリンターに置き忘れられた書類を目にしたとき。あなたがどこに一線を引き、誰に伝えるのかを聞きたいのです。
• 他人に代わってのコミュニケーション。役員の口調で文書を起草する、役員に代わって依頼を断る、摩擦を生まずに上級のステークホルダーに催促する、といったことです。
• 業務範囲。出張、経費、取締役会資料、ベンダーとの調整、そして実際に運用したことのあるシステムです。

ツールに関する質問も実際に出ますが、たいていはスケジュールや出張のシステム、経費精算プラットフォーム、文書作成ソフトについてです。これらはスクリーニング目的の質問であり、結果を左右することはめったにありません。

シナリオ質問は、多くの候補者が評価を落とす部分であり、たいていはツールについて説明してしまい、意思決定について語らないことが原因です。このセクションでは、どのシナリオ質問にも使い回せる型を紹介します。これは STAR method に、この職種ならではの重要な要素を1つ加えたものです。

状況と制約を述べ、何を決断したかを述べ、誰に伝えたかを述べ、その後どう変化したかを述べます。加わっているのはこの第3のステップです。エグゼクティブアシスタントはエスカレーションの判断力を評価される職種なので、誰にも伝えなかったという回答は、本来チームでの連携が構造的に前提となる仕事の中で、1人で抱え込んで動いている人のように聞こえてしまいます。

ダブルブッキングされた時間帯を例に考えてみましょう。弱い回答は、空いている時間帯をどう見つけるかを説明するだけです。強い回答は、どの会議に外部への依存関係があったか、どの役員に確認を取ったか、何を動かしたか、そして予定が変更になった相手にどう伝えたかを述べます。面接タイプのクラスターでは、同じ構造を他の職種にも適用しています。

サポート系の職種は応募数が多いため、最初の面接が一方向形式になるケースが増えています。質問が表示され、タイマーが開始し、誰も聞いていない状態で回答を録画します。人が見る前にソフトウェアが採点することもあります。

変わる点は3つあります。誰も合図をくれないので、途中で尻切れになった回答はそのまま尻切れのままになります。誰も興味を示すサインをくれないので、もっと深掘りすべきかどうか判断できません。そして時間制限が長い前置きを不利にします。

聞き手はこの一発しか聞かないものと考えて答えましょう。最初の一文で質問を言い換え、次に結論を述べ、そのあとに範囲を含んだ具体例を1つ挙げます。何人の役員をサポートしていたか、いくつのタイムゾーンにまたがっていたか、扱っていた出張予算の規模はどのくらいか、といった情報です。具体的な範囲の情報こそ、大量の録画を見終えたあとに審査担当者の記憶に残るものです。

これらの回答は、読み返すことではなく、声に出すことで上達します。外部の出席者がすでに搭乗していたから社内の会議を動かした、と口に出して言うことと、そうするつもりだったと頭でわかっていることは、まったく別のスキルです。

SubcueAIの模擬面接は質問を出し、あなたの音声での回答を聞き取り、フィードバックを返します。これは一方向の録画面接に最も近いリハーサル手段です。Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsでのライブの対話形式の面接では、macOSとWindows向けのデスクトップアプリおよびブラウザ拡張機能のサイドパネルが、面接官が話している間に提案を表示します。録画形式の一方向面接には聞くべき面接官が存在しないため、ライブアシスタントにはそこでできることがなく、この限界は当日になって気づくのではなく、事前に織り込んでおく価値があります。

SubcueAIの創業者であるAaron Caoは、まさにこのギャップを埋めるために模擬面接の仕組みを設計しました。人がつまずきがちな質問は、たいてい頭の中でしか答えたことのない質問だからです。こうした面接の場に進むためのプロフィールづくりは、レジュメビルダーが担います。